Waspadai 5 Kesalahan HR yang Terlihat Sepele tapi Bisa Fatal!

Sobat Braya, pernah merasa hal-hal kecil di HR yang biasanya aman kini mulai menimbulkan masalah? Atau proses HR terasa makin rumit seiring tim bertambah?

Memang, mengembangkan perusahaan itu menyenangkan. Tapi seiring pertumbuhan bisnis, muncul tantangan baru yang sebelumnya tidak terlihat. Bagian HR atau personalia sering menjadi ujung tombak menghadapi tantangan ini.

Banyak perusahaan yang sebenarnya tidak gagal karena produk atau pelanggan, tetapi karena proses HR yang belum siap mengikuti skala pertumbuhan. Hal-hal kecil yang tidak diperhatikan bisa perlahan menjadi hambatan serius. Berikut beberapa kesalahan HR yang paling sering terjadi di perusahaan yang sedang bertumbuh:

1. Hentikan Ketergantungan pada Spreadsheet Sebelum Data HR Kacau
   Di awal, dokumen ketenagakerjaan terasa sederhana dan fleksibel. Tapi begitu jumlah karyawan bertambah, biasanya mulai muncul masalah seperti:
   • Data mudah salah
   • Banyak versi file yang berbeda
   • Susah dikontrol

   
   Akibatnya, data karyawan tidak sinkron, payroll bermasalah, dan risiko kepatuhan meningkat. Bahkan kesalahan kecil bisa membuat perusahaan rentan melanggar aturan ketenagakerjaan atau pajak.

2. Onboarding Karyawan: Jangan Biarkan Hari Pertama Menjadi Chaos
   Sobat Braya, pernahkah karyawan baru bingung harus melakukan apa saat hari pertama? Ini biasanya terjadi karena onboarding masih tergantung siapa yang mengurus. Akibatnya:
   • Dokumen penting terlewat
   • Alur kerja tidak jelas
   • Adaptasi karyawan jadi lebih lama

   
   Pengalaman hari pertama sangat mempengaruhi motivasi karyawan. Survei menunjukkan karyawan dengan onboarding buruk dua kali lebih mungkin meninggalkan perusahaan dalam 6 bulan pertama (Newployee, 2023).
   

3. Pencatatan Absensi dan Cuti yang Berantakan Bisa Menyita Waktu
   Pencatat manual sering menimbulkan inkonsistensi data. Hal ini memunculkan risiko operasional yang berdampak langsung pada:
   • Perbedaan data jam kerja
   • Saldo cuti yang tidak jelas
   • Kesalahan perhitungan gaji

   
   Seiring bertambahnya jumlah karyawan, masalah kecil seperti ini akan semakin sering terjadi dan menyita waktu HR maupun karyawan.

4. Kesalahan Payroll Bisa Menyebabkan Hilangnya Kepercayaan Karyawan
   Kesalahan gaji adalah hal yang paling cepat menurunkan kepercayaan karyawan. Biasanya disebabkan oleh:
   • Data absensi tidak akurat
   • Perubahan mendadak
   • Minimnya proses validasi

   
   Bayangkan seorang karyawan yang menantikan gajinya dibayar sesuai kinerja, tapi ternyata jumlahnya tidak sesuai. Kekecewaan dan kebingungan langsung muncul, kepercayaan terhadap perusahaan bisa terganggu, dan sekali saja terjadi kesalahan seperti ini, dampaknya bisa terasa besar bagi karyawan maupun tim HR.

5. Minimnya Visibilitas HR untuk Manajemen
   Jika data HR tersebar di banyak tempat, manajemen akan kesulitan mendapatkan informasi dasar, seperti:
   • Jumlah karyawan dan pertumbuhannya 
   • Tingkat turnover 
   • Kepatuhan terhadap regulasi 

   
   Akibatnya, keputusan sering dibuat berdasarkan asumsi, bukan data yang akurat. Bagi perusahaan yang sedang bertumbuh apalagi sudah menjadi bisnis yang besar, sedikit saja keputusan kurang akurat, akibatnya bisa sangat fatal.

   Pada titik inilah, Sobat Braya, banyak perusahaan baru mulai berbenah saat masalah HR sudah menumpuk. Padahal, di fase ini perubahan lebih sulit dilakukan. Mengelola HR secara manual saat perusahaan bertumbuh bisa berdampak pada efisiensi, kepatuhan, kepercayaan karyawan, dan kualitas keputusan bisnis.

   Di sinilah HRIS menjadi penting. Sistem ini:

   • Mengelola data karyawan secara terpusat
     
   • Menjamin proses konsisten
     
   • Memberikan visibilitas lengkap untuk manajemen
     

   
   Mulai saja dari hal-hal kecil dulu, misalnya bikin pencatatan cuti lebih rapi, absensi lebih teratur, atau alur kerja HR yang lebih jelas. Kalau sudah terasa berat, beberapa perusahaan biasanya mulai pakai sistem HRIS.

   BRAYA, salah satu sistem HRIS, bisa membantu menyimpan data karyawan dengan rapi, menjaga proses HR tetap konsisten, dan membuat manajemen lebih mudah melihat semua informasi penting. Tim HR pun bisa lebih fokus ke hal-hal penting, bukan hanya urusan administrasi. Perbaikan kecil seperti ini bisa bikin pekerjaan sehari-hari lebih ringan sekaligus mengurangi risiko kesalahan, tanpa harus mengubah semuanya sekaligus.